Безконтрольні або ефективні? Намагалися з’ясувати у розмові з Наталією Заверухою, авторкою книги «Безконтрольні. Що треба знати про бізнес-процеси».
Бізнес-процеси — це не лише про корпоративні діаграми й регламенти. Це про людей, команди, взаємодію та довіру.
Саме про це книга Наталії Заверухи «Безконтрольні. Що треба знати про бізнес-процеси». Вона допомагає побачити структуру там, де здається, що все тримається на ентузіазмі, та вчить будувати процеси без страху втратити свободу.
Ми поговорили з авторкою про те, чому контроль не завжди означає ефективність, як народжується хаос у командах, і що робить бізнес живим, навіть коли він структурований.
Про ідею та натхнення
— Наталю, назва вашої книги звучить як виклик — «Безконтрольні». Як народилася ідея цієї книги й чому ви обрали саме таку, трохи провокативну назву?
Це цікава історія. Насправді хотілося назвати книгу лаконічно і водночас влучно, щоб це слово або слова охарактеризували бізнес-процеси. Порозміркувавши над можливими варіантами зупинилася на “безконтрольні”, бо саме воно гарно описує крайнощі якими процеси можуть бути. З одного боку, хаотичні процеси як правило є безконтрольними, але з іншої сторони – у добре налагодженій системі, де оптимізовані процеси працюють як злагоджений механізм, теж можуть бути умовно безконтрольні процеси. Просто тому що вони вже настільки добре працюють, що й не потребують як такого жорсткого контролю.
Таким чином і зародилась назва книги – як слово, яке влучно передає весь спектр, якими можуть бути бізнес-процеси.
— Книга про бізнес-процеси — звучить наче дуже «технічно». Але ви пишете про них просто, по-людськи. Чому для вас було важливо «розкрити» цю тему без складного менеджерського жаргону?
Насправді все доволі просто – я вбачаю свою місію у тому, щоб просувати процесний підхід на теренах України. Хочу, щоб ця методологія була доступна й зрозуміла будь-кому, і працювала якнайефективнішим чином. Я хочу, щоб було поменше автоматизованого хаосу в компаніях, який часто люди можуть називати “порядком” або оптимізацією. І хочу, щоб було побільше зрілих, системних бізнесів, які можуть подивитися на себе як на мережу взаємопов’язаних процесів.
Тим паче, що насправді процесний підхід діє і в повсякденних речах – як-от коли дитина зранку збирається до школи, а батьки, кожен у своїй ролі, допомагає їй у тому…
— У книзі ви зазначаєте, що хаос часто починається з добрих намірів. Як керівнику зрозуміти, що межа між «живим процесом» і «хаосом» уже перейдена?
Це стається, коли немає описаного процесу. Ми знаємо як виконувати певну роботу, але ці знання не відокремлені від працівника. Отже, з появою нового працівника вони просто не передаються, бо ніде не зафіксовані. Кожен поточний працівник виконує роботу, виходячи з особистих уявлень про те, як це треба робити. Відповідно кожного разу ми отримуємо інший результат.
Про книгу та її сенси
— Якщо коротко, про що насправді «Безконтрольні…» на вашу думку?
Про здоровий глузд, системність, до якої повинна прагнути кожна компанія та готові інструменти для досягнення цього.
Це відповідь на питання, для чого компанії процесний підхід, це про "зрозуміти і відчути".
— Ви вмієте пояснювати складне просто. Як вам вдалося зробити цю книгу цікавою не лише для менеджерів, а й для тих, хто ніколи не думав про «бізнес-процеси»?
Я вірю в практичність. Якщо я можу надати конкретні приклади або аналогії, які відгукуються і зрозумілі кожному – я даю їх.
Окрім того, в книзі широко передано користь, яку може отримати кожна із сторін через впроваджений процесний підхід. Думаю, ця частина підживлює інтерес чи не будь-кого від топ-керівника до кожного працівника.
Про сучасний бізнес і команди
— Ми живемо у світі постійних змін. Як, на вашу думку, бізнесу залишатися структурованим, не втрачаючи при цьому гнучкості?
Варто почати з того, що я взагалі не вважаю, що бізнес втрачає гнучкість через структурованість. Він може втрачати гнучкість через багато інших причин – але коректно працююча структурованість не одна з них.
З мого досвіду, все якраз навпаки. Компанії, що впроваджують процесний підхід – отримують основу у вигляді мережі взаємопов’язаних процесів, яку значно легше адаптувати до мінливого середовища. Значно легше внести зміни у те, що бачиш, а не те, що розуміє лише декілька людей певного відділу і що можливо передати лише словами.
— Часто процеси сприймають як «гальма» для креативу. Як зробити так, щоб система навпаки підсилювала ініціативу, а не приборкувала її?
Я чимало розкривала цю тему, що процеси насправді сприяють як каталізатор для креативу. Щодо “гальм” – то це один з розповсюджених міфів, який я щиро рекомендую нівелювати, прочитавши книгу.
А тут лише коротко зазначу, що співробітники насправді бажають впливати й вдосконалювати робоче місце де вони знаходяться. – Треба лише показати їм куди звертатись з пропозиціями покращень і пізніше показати на ділі, що їх чують через впровадження вдалих ідей. Можна почати з того, щоб провести комунікації у відділі, що хочете почути працівників для пошуку ідей “що на їх думку можна робити краще на їх робочому місці” і які для того потрібні зміни. І вкажіть при цьому емейл куди писати пропозиції та структуру як їм писати листи. Потім затвердьте відповідальну за перегляд скриньки особу та подивіться через тиждень, які матимете пропозиції.
— Чи можна побудувати ефективну команду без контролю? Якщо так, то з чого почати?
Давайте спробую тезами сформулювати:
Зі спільної мови. Команда має однаково розуміти, що ми створюємо, хто наш клієнт і яку цінність ми даємо, для чого ми існуємо
З процесів. Це не бюрократія, а домовленості «як ми працюємо». Чіткі ролі, очікування, критерії результату.
З довіри. Коли кожен знає рамки своєї відповідальності, контроль замінюється прозорістю: видно результат, а не кожен крок.
Все це в комплексі дає результат без надмірного контролю і якщо це все приправити розвитком персоналу то отримуємо граний результат.
Про авторку і філософію
— Як змінилося ваше ставлення до контролю після написання цієї книги? Чи дозволяєте ви собі іноді бути «безконтрольною» у роботі чи в житті?
Безконтрольні — це про мене. Десь в мене цього зовсім нема, а десь без контролю неможливо уявити мою роботу.
— І наостанок: щоб ви хотіли, аби залишилося в читача після прочитання. Думка, натхнення чи, можливо, спокій від розуміння, що хаос теж має свою логіку?
Не думаю, що хаос має свою логіку – на те він і хаос. Але мені хотілося надати практичні інструменти, щоб кожен бажаючий зміг почати впроваджувати у себе процесний підхід і тим значно покращити як собі, так і оточуючим життя. Тому, мені хотілося б, щоб кожен після прочитання моєї книги залишався з розумінням наступних кроків, які може здійснити, та/або інструментів, які може використати для покращення діяльності в своїй компанії.
